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Einleitung   S. 9

1 Wissensmanagement   S. 11

2 So sieht die Wirklichkeit aus   S. 14

3 Büroorganisation als wesentlicher Bestandteil des Wissensmanagements   S. 21

Die menschliche Komponente   S. 22

Von der herkömmlichen Ablage zum zeitgemäßen Dokumentenmanagement   S. 25

PC-Ablage   S. 26

Datenbankablage   S. 27

Voraussetzungen für zeitgemäße Büroorganisation   S. 30

Gemeinsame Datenbasis   S. 30

Informationsverwaltung   S. 44

Wissen in den Köpfen der Mitarbeiterinnen   S. 45

Der organisatorische Weg   S. 45

Einbindung neuer Mitarbeiterinnen   S. 51

4 Zeitgemäßes Informationsmanagement   S. 56

Verfügbarkeit des aktuellen Wissens   S. 57

E-Learning als Instrument des Wissenserwerbs   S. 57

Informations- und Dokumentationskreislauf   S. 59

Erfassen und Indizieren   S. 61

Bearbeiten   S. 73

Weiterleiten   S. 73

Archivieren   S. 74

Recherchieren   S. 74

Zugriff von Außenstehenden   S. 80

Finanzamt   S. 80

Kunden   S. 82

E-Government   S. 85

E-Mail   S. 89

Outlook   S. 91

Lotus Notes   S. 101

Fax   S. 102

Telefonnotizen - Gesprächsnotizen   S. 104

SMS   S. 106

Workflow   S. 106

Werkzeuge des Worksflows   S. 107

5 Dokumentenmanagementsystem als Teil des ECM   S. 117

Enterprise Content Management (ECM)   S. 118

Dokumentenmanagementsystem (DMS)   S. 119

Dokumentarten   S. 120

Anforderungen an das Dokumentenmanagement   S. 121

Qualitätsmanagement/Geschäftsprozesse   S. 126

Technische Möglichkeiten   S. 126

6 Ablageordnung und Archiv   S. 133

Wertigkeit von Schriftstücken   S. 133

Gesetzliche Aufbewahrungspflichten   S. 136

Deutschland   S. 136

Österreich   S. 136

Struktur - Ordnung - Suchkriterien: der Ablageplan   S. 140

Zugriffsberechtigungen   S. 144

Digitalisieren von Dokumenten (Imaging) - Scannen   S. 147

Archivierung   S. 148

Archiv - Herausforderung oder Hemmschuh   S. 149

Technische Lösung   S. 152

Digitale Informationen und ihre Bewertung im Archiv   S. 154

Archivinformationen über das Internet   S. 157

Anhang   S. 159

Fragebogen   S. 159

Glossar   S. 161

Literatur   S. 163

Stichwortverzeichnis   S. 164